Fator R: como a folha decide se sua empresa paga pelo Anexo III ou V

Para muitas atividades de serviço, como consultoria, engenharia, tecnologia, publicidade e diversas áreas da saúde, o Simples Nacional não tem uma tabela fixa. O anexo usado no cálculo depende do Fator R, e a diferença entre os dois resultados possíveis é grande o bastante para mudar a decisão de quanto pagar de pró-labore. Este guia explica a regra, quem está sujeito a ela, como calcular e quando vale a pena ajustar a folha.

O que é o Fator R

É a relação entre a folha de pagamento e a receita bruta dos últimos 12 meses:

Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses

• Igual ou maior que 28%: a atividade é tributada pelo Anexo III, que começa em 6% (LC 123/2006, art. 18, § 5º-J).
• Menor que 28%: a atividade vai para o Anexo V, que começa em 15,5% (art. 18, § 5º-M).

A lógica da lei é favorecer quem gera emprego: empresas de serviço com folha relevante pagam menos.

O que entra na folha

Para o Fator R, a folha inclui o que foi pago nos 12 meses anteriores como remuneração a pessoas físicas pelo trabalho, inclusive o pró-labore dos sócios, mais a contribuição patronal previdenciária e o FGTS efetivamente recolhidos (art. 18, § 24). Na prática, entram salários, 13º, férias, pró-labore, FGTS e a contribuição patronal quando ela é paga fora do DAS.

Distribuição de lucros não entra. Por isso uma empresa em que os sócios retiram quase tudo como lucro costuma ter Fator R baixo, mesmo sendo intensiva em trabalho.

Quem está sujeito ao Fator R

A regra vale para três grupos de atividades da LC 123/2006:

• Serviços intelectuais e técnicos (art. 18, § 5º-I): engenharia, medição, topografia, testes e análises técnicas, pesquisa e design; representação comercial e intermediação de negócios; perícia, leilão e avaliação; auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração; jornalismo e publicidade; agenciamento (exceto de mão de obra); despachantes, tradução e interpretação; e outras atividades de natureza intelectual, técnica, científica, artística ou cultural.
• Saúde e arquitetura (art. 18, § 5º-B, itens XVI e XVIII a XXI): fisioterapia, arquitetura e urbanismo, medicina (inclusive laboratorial) e enfermagem, odontologia e prótese dentária, psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia e clínicas de nutrição e vacinação.
• Outros serviços do Anexo III (art. 18, § 5º-D): administração e locação de imóveis de terceiros, academias, desenvolvimento e licenciamento de software, criação e manutenção de sites, montagem de estandes, laboratórios de análises clínicas, serviços de diagnóstico por imagem e outros listados.

O enquadramento depende da descrição da atividade e do CNAE. Uma empresa com várias atividades pode ter parte da receita sujeita ao Fator R e parte não.

As duas tabelas lado a lado

A diferença é maior nas faixas de baixo e do meio, justamente onde está a maioria das empresas de serviço.

Exemplo: quanto o Fator R pesa

Uma consultoria faturou R$ 1,2 milhão nos últimos 12 meses. Os dois cenários caem na 4ª faixa:

São cerca de R$ 73 mil por ano de diferença. Para chegar ao Anexo III, a folha dos 12 meses precisaria ser de pelo menos R$ 336 mil (28% de R$ 1,2 milhão), cerca de R$ 28 mil por mês.

Exemplo 2: uma clínica menor

Uma clínica odontológica faturou R$ 300 mil nos últimos 12 meses (2ª faixa).

• Anexo III: (300.000 × 11,2% − 9.360) ÷ 300.000 = 8,08%, ou cerca de R$ 24 mil de imposto em 12 meses.
• Anexo V: (300.000 × 18% − 4.500) ÷ 300.000 = 16,5%, ou cerca de R$ 49,5 mil.

A diferença passa de R$ 25 mil por ano, quase um mês e meio de faturamento da clínica. Para ficar no Anexo III, a folha precisaria somar R$ 84 mil em 12 meses, ou R$ 7 mil por mês, contando o pró-labore do dentista sócio, a recepcionista e a auxiliar. Muitas clínicas pequenas já estão perto disso e não percebem; outras ficam no Anexo V só porque os sócios retiram tudo como lucro.

Passo a passo para calcular

1. Some a receita bruta dos 12 meses anteriores ao mês de apuração.
2. Some, no mesmo período, salários, 13º, férias e pró-labore efetivamente pagos, mais o FGTS recolhido e a contribuição patronal paga fora do DAS, se houver.
3. Divida a folha pela receita. Se o resultado for 0,28 ou mais, as receitas sujeitas ao Fator R usam o Anexo III naquele mês.
4. Repita a conta todo mês: o período de 12 meses anda junto com a apuração.

Pró-labore como ferramenta

Como o pró-labore entra na folha, muitas empresas de serviço ajustam a retirada dos sócios para alcançar os 28%. Suponha que a consultoria do exemplo tenha folha de R$ 240 mil em 12 meses (20% da receita). Faltam R$ 96 mil por ano, ou R$ 8 mil por mês, para chegar aos 28%. Se os sócios passarem a receber essa diferença como pró-labore, em vez de lucro, a empresa muda para o Anexo III.

Esse pró-labore extra tem custo:

• Contribuição previdenciária do sócio: 11% sobre o pró-labore, até o teto do INSS, retida pela empresa.
• Imposto de renda na pessoa física: pela tabela progressiva. Desde 2026, a Lei 15.270/2025 zerou o imposto mensal para rendimentos de até R$ 5 mil e reduziu o imposto até R$ 7.350, o que deixou o pró-labore mais barato nessas faixas.
• Contribuição patronal: no Anexo III, já está dentro do DAS, então não há os 20% sobre o pró-labore que existem fora do Simples.

No exemplo, mesmo com INSS e imposto de renda sobre os R$ 96 mil extras, a economia de cerca de R$ 73 mil no DAS tende a compensar com folga. Mas cada caso precisa da conta completa, considerando quantos sócios dividem o pró-labore, a faixa de cada um no imposto de renda e as novas regras de tributação de dividendos, explicadas em Lucros e dividendos em 2026.

Cuidados

• Recalculado todo mês: o Fator R usa sempre os 12 meses anteriores. Uma folha que cai num período pode mudar o anexo nos meses seguintes.
• Só vale o que foi pago: pró-labore lançado e não pago, ou FGTS não recolhido, não conta.
• Consistência: aumentar o pró-labore só em alguns meses para “acertar” a média funciona na conta, mas precisa estar documentado e ser coerente com o trabalho dos sócios.
• Empresa nova: nos primeiros meses, sem 12 meses de histórico, o regulamento do Simples define como calcular a relação; vale planejar a folha desde a abertura.
• Atividades mistas: o Fator R é calculado para a empresa, mas só muda o anexo das receitas sujeitas a ele.

Perguntas frequentes

Distribuição de lucros conta para o Fator R?

Não. Só remuneração pelo trabalho, como salários e pró-labore, mais os encargos previstos na lei.

Pagamento a autônomos e prestadores PJ conta?

Pagamentos a outras empresas não são folha. Para pagamentos a pessoas físicas sem vínculo, o tratamento depende do regulamento e da forma de contratação; vale confirmar com a contabilidade antes de contar com eles.

Vale sempre a pena chegar aos 28%?

Na maioria das empresas de serviço com folha próxima de 28%, sim. Quando a distância é grande, o custo de aumentar a folha pode superar a economia. A conta decide.

Sócio que não trabalha na empresa pode receber pró-labore?

O pró-labore é a remuneração pelo trabalho do sócio na administração ou na operação. Pagar pró-labore a um sócio que não trabalha na empresa, só para alcançar os 28%, é difícil de justificar e pode ser questionado. O caminho seguro é remunerar quem efetivamente trabalha, em valores compatíveis com a função, e documentar isso no contrato social ou em ata.

Também vale lembrar que o Fator R olha o passado: uma contratação feita hoje só mexe na relação aos poucos, porque entra na média dos 12 meses. Quem quer mudar de anexo precisa planejar a folha com alguns meses de antecedência.

Na prática

Na página de empresas de serviços, há uma calculadora de Fator R para uma primeira simulação. Para decidir o pró-labore, a Solidy faz a conta completa, com os números da empresa e o lado da pessoa física de cada sócio, e acompanha o Fator R mês a mês para que a empresa não mude de anexo sem perceber.