Simples Nacional: como funciona e quanto sua empresa paga

O Simples Nacional é o regime tributário da maior parte das micro e pequenas empresas brasileiras. A ideia é juntar vários tributos em uma guia única, o DAS, calculada sobre o faturamento. É simples de pagar, mas nem sempre é o mais barato. Entender como ele funciona, quem pode optar e onde estão as armadilhas é o primeiro passo para saber se a sua empresa está no regime certo.

O que é o Simples Nacional

É um regime especial criado pela Lei Complementar 123/2006 para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Em vez de calcular e pagar cada tributo separadamente, a empresa informa o faturamento do mês em um sistema da Receita Federal, o PGDAS-D, e paga tudo em um único documento, o DAS. Estados e municípios participam do regime, por isso ICMS e ISS também podem ser recolhidos na mesma guia.

O regime é administrado por um comitê com representantes da União, dos estados e dos municípios, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), que edita as regras operacionais. A principal delas é a Resolução CGSN 140/2018.

Quem pode optar

Podem optar as empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano (LC 123/2006, art. 3º). Microempresa é a que fatura até R$ 360 mil; empresa de pequeno porte, de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões.

O limite de receita não basta. A lei impede a opção em várias situações, e algumas pegam muita gente de surpresa:

• Empresa com sócio pessoa jurídica: não pode participar do Simples a empresa de cujo capital participe outra empresa (art. 3º, § 4º, I).
• Filial de empresa estrangeira: filial, sucursal, agência ou representação no Brasil de empresa com sede no exterior está fora (art. 3º, § 4º, II). Por isso subsidiárias e filiais de multinacionais normalmente ficam no Lucro Presumido ou no Real.
• Sócio domiciliado no exterior (art. 17, II).
• Sócios com outras empresas: quando um sócio tem mais de 10% de outra empresa fora do Simples, ou participa de outra empresa do Simples, e a receita somada passa de R$ 4,8 milhões (art. 3º, § 4º, III e IV).
• Sociedade anônima (art. 3º, § 4º, X).
• Débitos com o INSS ou com o fisco sem exigibilidade suspensa (art. 17, V). Parcelar ou quitar os débitos costuma ser condição para entrar no regime.
• Algumas atividades, como factoring, geração e distribuição de energia elétrica, importação de combustíveis e fabricação ou importação de automóveis (art. 17).

Antes de optar, vale revisar o contrato social, o quadro de sócios, o CNAE e a situação fiscal da empresa.

Quais tributos entram no DAS

Dependendo da atividade, o DAS reúne até oito tributos: IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a contribuição previdenciária patronal (CPP). A lei define, para cada faixa de faturamento, quanto do valor pago vai para cada um deles.

Há tributos que ficam fora da guia e continuam sendo pagos à parte, como o FGTS dos empregados, o imposto de renda retido de terceiros e, em algumas situações, o ICMS por substituição tributária ou na importação. E há uma exceção importante: nas atividades do Anexo IV, como construção de imóveis, vigilância, limpeza e serviços advocatícios, a contribuição patronal sobre a folha não está no DAS e é paga separadamente (art. 18, § 5º-C).

Os cinco anexos

A lei divide as atividades em cinco tabelas, cada uma com seis faixas de faturamento. A alíquota inicial muda bastante de um anexo para outro:

Essas são alíquotas nominais. A alíquota que a empresa realmente paga, a efetiva, é menor, porque cada faixa tem uma parcela a deduzir. Explicamos a conta em detalhe no artigo Como calcular o DAS.

O Fator R

Em muitas atividades de serviço, como consultoria, engenharia, publicidade, desenvolvimento de software, medicina, odontologia, psicologia e arquitetura, o anexo depende do Fator R: a relação entre a folha de pagamento (incluindo pró-labore) e o faturamento dos últimos 12 meses. Com folha de 28% ou mais, a empresa paga pelo Anexo III; abaixo disso, pelo Anexo V, bem mais caro (art. 18, §§ 5º-J e 5º-M). Veja o artigo Fator R: Anexo III ou V.

Como o imposto é calculado

Todo mês, a empresa informa no PGDAS-D a receita do mês, separada por atividade. O sistema identifica a faixa a partir da receita dos 12 meses anteriores (RBT12), calcula a alíquota efetiva e gera o DAS (LC 123/2006, art. 18). Na prática, a alíquota sobe aos poucos conforme a empresa cresce, sem saltos bruscos de uma faixa para a outra.

Prazos e obrigações

• DAS e PGDAS-D: o DAS vence no dia 20 do mês seguinte ao do faturamento, e a declaração no PGDAS-D deve ser transmitida até essa mesma data (Resolução CGSN 140/2018, arts. 38 e 40). Se o dia 20 não for dia útil, o pagamento pode ser feito no dia útil seguinte.
• DEFIS: declaração anual com informações econômicas e fiscais, entregue até 31 de março do ano seguinte (art. 72).
• Obrigações trabalhistas e previdenciárias: eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb continuam valendo para quem tem empregados.
• Obrigações estaduais e municipais: notas fiscais, livros e, em alguns casos, declarações próprias exigidas pelo estado ou pelo município.

O Comitê Gestor já publicou mudanças nessas regras com efeito a partir de 2027, ligadas à reforma tributária, e vale acompanhar.

Vantagens

• Guia única e cálculo padronizado, com menos chance de erro.
• Menos obrigações acessórias que no Lucro Presumido ou no Real.
• Carga menor para muitas atividades, principalmente nas primeiras faixas e em serviços com folha alta.
• Contribuição patronal embutida no DAS na maior parte dos anexos, o que reduz bastante o custo da folha.
• Tratamento diferenciado em licitações e outras vantagens previstas no Estatuto da ME e EPP.

Pontos de atenção

• Margem baixa: o Simples incide sobre o faturamento, não sobre o lucro. Empresas com margem apertada podem pagar menos no Lucro Real.
• Muitos insumos: no Simples não há aproveitamento de créditos de PIS e Cofins como no regime não cumulativo.
• Faixas altas: perto de R$ 4,8 milhões, as alíquotas efetivas já são altas, e o Lucro Presumido pode sair mais barato.
• Sublimite de R$ 3,6 milhões: acima dele, ICMS e ISS deixam de ser pagos no DAS (art. 13-A). Veja o artigo sobre o limite do Simples.
• Reforma tributária: clientes que são empresas passam a olhar quanto crédito de IBS e CBS conseguem aproveitar ao comprar de quem está no Simples. Explicamos no artigo sobre o Simples na reforma.

Como e quando optar

Para empresas já abertas, a opção é feita no Portal do Simples Nacional em janeiro, até o último dia útil do mês, e vale para o ano inteiro (LC 123/2006, art. 16, § 2º). Empresas novas têm um prazo próprio, contado a partir da abertura, definido pelo Comitê Gestor. A opção é irretratável dentro do ano, por isso a decisão deve ser tomada com os números do ano anterior fechados e uma projeção do ano seguinte.

Perguntas frequentes

Posso ter duas empresas no Simples?

Pode, desde que a receita somada das empresas em que o sócio participa não passe de R$ 4,8 milhões por ano (art. 3º, § 4º, III).

Quem está no Simples pode distribuir lucros sem imposto?

A LC 123/2006 prevê isenção para lucros distribuídos (art. 14), mas desde 2026 a Receita Federal entende que a retenção de 10% sobre dividendos acima de R$ 50 mil por mês, criada pela Lei 15.270/2025, também vale para o Simples. Detalhamos em Lucros e dividendos em 2026.

Sair do Simples é ruim?

Não necessariamente. Para empresas maiores, com margem baixa ou que vendem para outras empresas, outro regime pode ser mais vantajoso. Veja Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Empresa do Simples precisa de contador?

A lei não proíbe que o próprio empresário faça a apuração, mas o Simples exige mais do que gerar a guia: segregar receitas por anexo, acompanhar o Fator R, o limite e o sublimite, cumprir as obrigações da folha e manter a contabilidade que sustenta a distribuição de lucros. Erros nessas etapas costumam custar mais do que o serviço contábil, e muitas vezes só aparecem anos depois, numa fiscalização.

Na prática

O Simples continua sendo uma boa escolha para muitas empresas, mas não é automático. A equipe contábil da Solidy revisa o enquadramento de cada cliente todos os anos, compara com os outros regimes usando os números reais da empresa e acompanha mês a mês a faixa, o Fator R e o limite de faturamento.