RPA em 2026: como pagar um autônomo, calcular os descontos e evitar o vínculo

Sua empresa precisa de um fotógrafo para a campanha do mês, de um instrutor para um treinamento ou de um consultor para um projeto de três semanas. A pessoa não tem CNPJ e emite o recibo como autônoma. Parece simples: combinar o valor, pagar e seguir em frente. Mas, ao pagar uma pessoa física por um serviço, a empresa assume obrigações próprias. Ela precisa reter INSS e imposto de renda, pagar a contribuição previdenciária dela e informar o pagamento ao governo. E precisa garantir que aquela relação não seja, na verdade, um emprego sem carteira. O Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) é o documento que organiza tudo isso. Este guia mostra como calcular os descontos com as regras de 2026, quanto o autônomo custa de fato para a empresa e quando o RPA deixa de ser a melhor escolha.

O que é o RPA, e o que ele não é

O RPA é o recibo que a empresa emite para registrar o pagamento a um profissional autônomo pessoa física: o valor bruto do serviço, os tributos retidos e o valor líquido pago. Não existe um modelo oficial; cada empresa usa o seu, desde que traga as informações necessárias. O recibo serve de prova do pagamento, documenta as retenções e sustenta os lançamentos da contabilidade e da folha.

Três esclarecimentos evitam confusões comuns:

• O RPA não é nota fiscal. Ele não substitui a nota fiscal de serviço quando o município exige que o autônomo emita uma. Na cidade de São Paulo, por exemplo, a Instrução Normativa SF/SUREM nº 3/2026 tornou obrigatória a emissão de NFS-e por profissionais liberais e autônomos. A revogação da regra que deixava a emissão facultativa passou a depender de uma data do regulamento do IBS (redação dada pela IN SF/SUREM nº 7/2026), que a imprensa especializada informa ser 1º de janeiro de 2027. Outros municípios têm regras próprias.
• O RPA não cria vínculo, nem o afasta. Um recibo bem feito não transforma um empregado em autônomo. O que define a relação é a forma como o trabalho acontece, como explicado adiante.
• O RPA não é para quem tem CNPJ. Se o profissional é MEI ou tem empresa, ele emite nota fiscal, e as regras de tributação são outras.

Antes de pagar: autônomo ou empregado?

Esse é o ponto que mais gera risco, e por isso vem antes do cálculo. Pela CLT, é empregado quem presta serviços de natureza não eventual a um empregador, sob a dependência deste e mediante salário (art. 3º). Na prática, a Justiça do Trabalho olha para a pessoalidade, a habitualidade, a remuneração e, principalmente, a subordinação: quem define horário, local, método e rotina de trabalho.

Desde a Reforma Trabalhista, a CLT afirma que a contratação do autônomo, cumpridas todas as formalidades legais, com ou sem exclusividade, de forma contínua ou não, afasta a qualidade de empregado (art. 442-B). Isso não protege a empresa quando, na realidade, há subordinação. A regra vale para o autônomo de verdade, não para o empregado com recibo.

Sinais de alerta de que a relação pode ser reconhecida como emprego:

• horário fixo controlado pela empresa e presença obrigatória;
• chefe direto que distribui tarefas do dia a dia, como para qualquer funcionário;
• mesmo valor pago todo mês, sem ligação com entregas ou projetos;
• uso de crachá, e-mail corporativo e ferramentas como se fosse da equipe, sem um escopo definido;
• impossibilidade de mandar outra pessoa ou de recusar trabalhos.

Se a relação for reconhecida como vínculo de emprego, a empresa pode ter de pagar as verbas trabalhistas do período, como férias, 13º e FGTS, além das diferenças de encargos. Quanto custa manter um empregado está em Quanto custa um funcionário CLT. Um contrato de prestação de serviços com escopo, prazo e entregas claras não resolve tudo, mas ajuda a mostrar a natureza autônoma da relação.

O que um bom contrato de prestação de serviços deve prever

O contrato não é exigido para emitir o RPA, mas é o documento que mostra, numa fiscalização ou num processo, que a relação foi pensada como prestação de serviços. Os pontos que fazem diferença:

• Escopo e entregas: o que será feito, em que formato e com quais critérios de aceite. Contratos genéricos, como “serviços de apoio administrativo”, enfraquecem a defesa.
• Prazo: data de início e de fim, ou o evento que encerra o trabalho, como a entrega do projeto.
• Remuneração: valor por entrega, por hora ou por projeto, se é bruto ou líquido, e como serão feitas as retenções.
• Autonomia: o profissional define como e quando executa o trabalho, usa seus próprios meios e pode atender outros clientes.
• Propriedade intelectual e confidencialidade, quando o trabalho gerar textos, imagens, código ou acesso a informações da empresa.

O contrato precisa refletir a realidade. Se o dia a dia mostrar subordinação, o que está no papel perde força.

Os descontos e encargos, um a um

INSS do autônomo: 11% retidos pela empresa

Quando presta serviço a uma empresa, o autônomo, que para o INSS é contribuinte individual, tem 11% do valor descontados pela própria empresa. A alíquota do contribuinte individual é de 20%, mas ele pode deduzir 45% da contribuição da empresa, limitada a 9% do salário de contribuição (Lei 8.212/1991, arts. 21 e 30, § 4º). Na prática, a retenção fica em 11%.

O desconto tem teto. Em 2026, o salário de contribuição máximo é de R$ 8.475,55 (Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026). Por isso, a retenção máxima no mês é de R$ 932,31. Se o autônomo já contribuiu pelo teto em outras fontes no mesmo mês, ele deve informar isso à empresa, para que o desconto seja ajustado.

Contribuição da empresa: 20% sobre o valor, sem teto

A empresa paga contribuição previdenciária de 20% sobre o total pago a contribuintes individuais que lhe prestam serviço (Lei 8.212/1991, art. 22, III). Diferente da retenção do autônomo, essa contribuição não tem teto. Não incidem RAT nem contribuições a terceiros, que são calculados sobre a folha de empregados.

A regra muda para quem está no Simples Nacional. Nos Anexos I, II, III e V, a contribuição patronal já está incluída no DAS, e a empresa não paga os 20% à parte. No Anexo IV, que inclui construção civil, vigilância, limpeza e serviços advocatícios, a contribuição é recolhida fora do DAS e os 20% se aplicam. O que define o anexo está em CNAE: como a atividade muda o imposto.

Imposto de renda retido na fonte

O imposto de renda é retido pela empresa com base na tabela progressiva mensal. Em 2026, os valores são estes (Lei 11.482/2007, art. 1º, com a redação da Lei 15.191/2025):

A base de cálculo é o valor bruto menos o INSS retido e, se houver, a dedução por dependente. No lugar dessas deduções, pode ser usado o desconto simplificado mensal, de 25% do limite da faixa isenta, ou seja, R$ 607,20, quando for mais vantajoso (Lei 9.250/1995, art. 4º, § 2º).

Desde janeiro de 2026, há ainda uma redução do imposto criada pela Lei 15.270/2025 (Lei 9.250/1995, art. 3º-A), calculada sobre o rendimento tributável do mês:

• até R$ 5.000,00: a redução zera o imposto;
• de R$ 5.000,01 a R$ 7.350,00: redução de R$ 978,62 menos 13,3145% do rendimento, que diminui até zerar;
• acima de R$ 7.350,00: sem redução.

ISS

O ISS sobre o serviço do autônomo segue a lei de cada município. Em muitas cidades, o autônomo inscrito na prefeitura recolhe um valor fixo; quando não está inscrito, a lei municipal pode obrigar a empresa contratante a reter o imposto. Confira a regra do município antes do pagamento, porque a retenção não feita pode ser cobrada da empresa.

Simulação: quanto o autônomo recebe e quanto custa à empresa

Três pagamentos hipotéticos, em um único mês, para um autônomo sem dependentes e sem outras fontes de renda no mês, contratado por uma empresa do Lucro Presumido. O ISS não entra na conta, porque depende do município.

Como os números foram obtidos, no caso de R$ 6.000: INSS de 11% = R$ 660,00; base do IR = R$ 6.000,00 − R$ 660,00 = R$ 5.340,00; imposto pela tabela = R$ 5.340,00 × 27,5% − R$ 908,73 = R$ 559,77; redução = R$ 978,62 − (0,133145 × R$ 6.000,00) = R$ 179,75; imposto retido = R$ 380,02.

Duas leituras gerenciais saem da tabela. Primeiro, para a empresa fora do Simples, o autônomo custa 20% acima do valor combinado, e esse custo costuma ficar fora do orçamento do projeto. Segundo, a diferença entre o valor bruto e o líquido é grande em pagamentos maiores, e é comum o profissional negociar pensando no líquido. Combine sempre se o valor acertado é bruto ou líquido.

O efeito no Simples Nacional: o Fator R

Para empresas do Simples que dependem do Fator R, o pagamento a autônomos tem um efeito adicional. A LC 123/2006 considera folha de salários, para esse cálculo, o montante pago a pessoas físicas a título de remuneração decorrente do trabalho, incluindo o pró-labore, mais os encargos recolhidos (art. 18, § 24). Pagamentos a autônomos por RPA entram nessa conta e podem ajudar a empresa a alcançar os 28% que levam ao Anexo III. Pagamentos a pessoas jurídicas, inclusive MEI, não entram. A conta completa está em Fator R: Anexo III ou V.

Como emitir e o que fazer depois do pagamento

O que o RPA deve conter

• dados da empresa: razão social, CNPJ e endereço;
• dados do autônomo: nome completo, CPF, número de inscrição no INSS (NIT ou PIS) e endereço;
• descrição do serviço e período de execução;
• valor bruto, cada desconto (INSS, IR e, se houver, ISS) e valor líquido;
• data e assinatura do profissional, que pode ser eletrônica.

Recolhimentos e informações

Desde o ano-calendário de 2025, a antiga Dirf foi substituída pelas informações mensais do eSocial e da EFD-Reinf, segundo a Receita Federal. Ou seja, o pagamento ao autônomo precisa estar correto já no mês em que acontece, e não só no fim do ano. Guarde o RPA assinado, o comprovante de pagamento e o contrato junto com os documentos da folha.

RPA, MEI ou empresa do prestador: qual caminho

O RPA faz sentido para trabalhos pontuais com profissionais sem CNPJ. Para relações recorrentes, costuma ser mais simples e barato contratar quem tem empresa ou é MEI. Mas, em qualquer formato, quando há subordinação, o risco trabalhista continua: exigir que o profissional “abra um CNPJ” para continuar fazendo o mesmo trabalho de um empregado não resolve o problema.

O que a reforma tributária muda para o autônomo

A LC 214/2025 inclui entre os contribuintes do IBS e da CBS quem realiza operações de forma habitual ou profissional, ainda que a profissão não seja regulamentada (art. 21, I). Ao mesmo tempo, exclui o nanoempreendedor: a pessoa física com receita bruta inferior a 50% do limite do MEI, hoje R$ 40,5 mil por ano, que não tenha aderido ao MEI (art. 26, IV). Na prática, autônomos com faturamento acima desse valor tendem a ter obrigações próprias com os novos tributos à medida que a reforma avança. O detalhamento de cadastro e de emissão de documentos depende da regulamentação e das regras de cada município durante a transição. Para a empresa contratante, o recado é acompanhar se o prestador recorrente está regularizado. O cronograma da reforma está em 2026, o ano de teste da CBS e do IBS.

Erros que mais custam caro

• Pagar o valor cheio sem reter INSS e IR. A empresa passa a dever o que deveria ter retido.
• Esquecer os 20% da empresa no orçamento, quando ela está fora do Simples ou no Anexo IV.
• Aplicar a tabela de INSS dos empregados, com alíquotas progressivas, ao autônomo, que tem regra própria.
• Ignorar o teto do INSS do autônomo, ou aplicá-lo à contribuição da empresa, que não tem teto.
• Usar a tabela de IR antiga, sem a redução de 2026.
• Usar RPA todos os meses para a mesma pessoa, com horário e chefe, como se fosse funcionário.
• Não informar no eSocial no mês do pagamento.

Perguntas frequentes

O autônomo pago por RPA tem direito a 13º e férias?

Não, se a relação for de fato autônoma. Esses direitos são do empregado. Se a relação tiver as características de emprego, a Justiça pode reconhecer o vínculo e os direitos correspondentes.

Existe limite de tempo para contratar por RPA?

A lei não fixa um prazo. O que importa é a forma de trabalho. Contratos contínuos aumentam a atenção sobre a subordinação, mas a continuidade, sozinha, não caracteriza vínculo (CLT, art. 442-B).

Uma pessoa física que contrata outra precisa fazer RPA?

As retenções e a contribuição de 20% são obrigações de empresas e equiparados. Quando uma pessoa física contrata outra para uso pessoal, o autônomo recolhe a própria contribuição. Um recibo simples continua sendo uma boa prática.

O autônomo sem inscrição no INSS pode receber por RPA?

Ele precisa de um número de inscrição (NIT ou PIS) para que a contribuição seja informada. Quem nunca contribuiu pode se inscrever pelos canais do INSS.

Posso pagar autônomos pelo cartão corporativo ou Pix sem RPA?

O meio de pagamento não muda as obrigações. Sem o RPA e as informações no eSocial, a empresa fica sem prova das retenções e sujeita a autuação.

Com quem contar

Se a sua empresa contrata autônomos com frequência, o ponto de atenção é transformar cada pagamento em rotina: cálculo correto, eSocial, DCTFWeb e guarda dos documentos, junto com a análise de quando o formato deixa de fazer sentido. O Departamento Pessoal da Solidy opera a folha e o eSocial das empresas clientes, incluindo os pagamentos a autônomos, conferidos com a contabilidade e o fiscal todo mês.