Os primeiros 90 dias depois do CNPJ: checklist fiscal, trabalhista e financeiro

O CNPJ saiu. A tentação é começar a vender no dia seguinte e “ver o resto depois”. O problema é que muita coisa nos primeiros meses tem prazo: a primeira guia de imposto, o registro do primeiro empregado, a entrega de declarações que valem mesmo sem faturamento. E outras, como a separação das contas e a rotina com a contabilidade, são muito mais baratas de fazer certo desde o começo do que de consertar depois. Este checklist organiza os primeiros 90 dias em três etapas: antes da primeira venda, o primeiro mês e a rotina que se estabelece até o terceiro mês.

Antes da primeira venda: a primeira semana

Se alguma dessas etapas ainda depende de decisão, como o regime ou o CNAE, os dois guias desta série ajudam: Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real e CNAE: como escolher.

Primeiro mês: organizar a base

Contabilidade e documentos

• Combine o fluxo de documentos. Como notas fiscais de compra, extratos, contratos e comprovantes chegam à contabilidade, e até que dia de cada mês.
• Defina o plano de contas e as categorias que a gestão vai usar, para que a contabilidade e os relatórios gerenciais falem a mesma língua.
• Registre o capital e os aportes dos sócios com comprovantes. Diferencie o que é integralização de capital do que é empréstimo; o tema está em Capital social.
• Escrituração. Mesmo no Simples Nacional, a empresa precisa manter a escrituração exigida pela lei, incluindo o livro-caixa com a movimentação financeira e bancária (LC 123/2006, art. 26, § 2º). Para o Presumido e o Real, a contabilidade completa é a base das apurações.

Pró-labore e primeiro empregado

• Pró-labore. Se os sócios vão trabalhar na empresa e retirar remuneração, defina o valor desde o primeiro mês. Ele gera contribuição ao INSS e entra na folha. No Simples, também pesa no Fator R; veja Fator R.
• Primeiro empregado. O registro no eSocial deve ser enviado até o dia anterior ao início do trabalho, segundo o manual do eSocial. Antes disso: exame admissional, contrato de trabalho e definição do sindicato e da convenção coletiva aplicáveis.
• Custo total. Inclua no orçamento os encargos e provisões, como férias, 13º e FGTS. A conta está em Quanto custa um funcionário CLT.

Contratos com clientes

• Revise o modelo de proposta e de contrato: escopo, prazo de pagamento, reajuste, multa e propriedade intelectual.
• Verifique se os clientes vão reter tributos na fonte sobre os seus serviços, como ISS, INSS, imposto de renda e contribuições federais. As retenções dependem do serviço, do município e do regime da sua empresa, e mudam o valor que de fato entra no caixa.
• Prepare o kit de cadastro que clientes maiores pedem: cartão CNPJ, contrato social, certidões negativas, dados bancários e, se for o caso, comprovante de opção pelo Simples.

Até o terceiro mês: a rotina que não pode falhar

A partir do primeiro mês com movimento, a empresa entra no calendário de obrigações. Os prazos principais para uma empresa com empregados:

Dois cuidados nessa fase. Primeiro: sem faturamento não significa sem obrigação. Declarações como o PGDAS-D e as obrigações da folha continuam devidas em meses sem receita, e o atraso gera multa. Segundo: os prazos vencem antes que o caixa do mês esteja disponível em muitos negócios. Por isso a projeção de caixa precisa incluir os tributos.

Gestão financeira desde o início

• Fluxo de caixa projetado para os próximos 3 a 6 meses, com tributos, folha, pró-labore e prazos de recebimento. Veja Fluxo de caixa projetado.
• Fechamento mensal: receitas, despesas e resultado do mês, com a contabilidade fechando em data combinada. Mostramos como em Fechamento contábil em até 10 dias úteis.
• Poucos indicadores, olhados todo mês: faturamento, margem, caixa e prazo de recebimento. O modelo está em DRE gerencial.
• Política de retirada dos sócios: o que é pró-labore e o que é distribuição de lucros, e quando o lucro pode ser distribuído. Desde 2026, distribuições acima de R$ 50 mil por mês têm retenção de imposto; veja Lucros e dividendos em 2026.

Mudanças de 2026 que já afetam empresas novas

• Reforma tributária. 2026 é o ano de teste da CBS e do IBS. As notas fiscais passam a trazer os novos campos, e o emissor ou o ERP precisa estar preparado. O que conferir está em 2026, o ano de teste da CBS e do IBS.
• CNPJ alfanumérico. A partir de julho de 2026, novas inscrições no CNPJ podem ter letras e números (IN RFB 2.229/2024). Os CNPJs existentes não mudam, mas o sistema da empresa precisa aceitar o novo formato nos cadastros de clientes e fornecedores.

O checklist resumido

1. Conferir cartão CNPJ, regime, inscrições e licenças.
2. Abrir a conta da empresa e separar as finanças desde o primeiro dia.
3. Ativar certificado digital, acessos e procurações.
4. Configurar e testar a emissão de notas.
5. Combinar o fluxo de documentos e o calendário de fechamento com a contabilidade.
6. Definir pró-labore e política de retirada dos sócios.
7. Registrar o primeiro empregado no eSocial antes do início do trabalho.
8. Revisar contratos, retenções e o kit de cadastro para clientes.
9. Montar o calendário de tributos e declarações do regime escolhido.
10. Fazer a projeção de caixa e acompanhar o resultado todo mês.

Perguntas frequentes

A empresa sem faturamento precisa entregar declarações?

Sim. No Simples, o PGDAS-D e a DEFIS são devidos mesmo sem receita. Em outros regimes também há declarações periódicas, e a empresa com pró-labore ou empregados tem as obrigações da folha.

Posso emitir nota antes de ter a inscrição municipal?

Em regra, não. A emissão de NFS-e depende do cadastro no município, e a de NF-e depende da inscrição estadual e do credenciamento na Sefaz.

Posso usar a conta pessoal no começo?

Não é recomendável. Misturar as contas dificulta a contabilidade, distorce o resultado e é um dos exemplos de confusão patrimonial que podem levar a dívida da empresa aos bens dos sócios.

Depois dos 90 dias

Passada a fase de implantação, o que sustenta a empresa é a rotina: fechamento no prazo, contas conciliadas e um balancete que o dono consegue ler. A Contabilidade da Solidy opera o fechamento mensal de PMEs e filiais de multinacionais, com prazo combinado e contador responsável. Se a sua dúvida é a folha e o primeiro empregado, veja o Departamento Pessoal.